Painotuotteet usealle tapahtumalle kannattaa suunnitella yhtenäisesti ja tilata harkitusti etukäteen, jotta sekä yksikkökustannukset että suunnittelutyö pysyvät hallinnassa. Suuremmat tilauserät laskevat kappalehintaa merkittävästi, ja yhtenäinen visuaalinen ilme rakentaa tapahtumabrändiäsi johdonmukaisesti kaikissa materiaaleissa. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset kustannustehokkaasta tapahtumapainatuksesta.
Kannattaako painotuotteet tilata kaikille tapahtumille kerralla?
Kyllä, useimmiten kannattaa, jos tapahtumat noudattavat samaa brändi-ilmettä ja materiaalitarpeet ovat ennakoitavissa. Suurempi tilauserä laskee yksikköhintaa selvästi, ja suunnittelutyö tehdään vain kerran. Tämä on erityisen järkevää julisteille, roll-upeille ja ohjelmalehtisille, joiden rakenne pysyy samana tapahtumasta toiseen.
Käytännössä kannattaa erottaa kaksi tuotekategoriaa: pysyvät materiaalit ja tapahtumakohtaiset materiaalit. Pysyviin kuuluvat esimerkiksi roll-upit, banderollit ja opasteet, joissa brändi-ilme on muuttumaton. Nämä voi tilata kerralla suurempana eränä. Tapahtumakohtaisiin materiaaleihin, kuten päivämäärät tai esiintyjätiedot sisältäviin julisteisiin, kannattaa varata joustoa ja tilata tarkemmin tapahtuman lähestyessä.
Yhteistilaus myös yksinkertaistaa logistiikkaa ja vapauttaa aikaa muuhun tapahtumajärjestelyyn, kun materiaalit ovat valmiina varastossa odottamassa seuraavaa tapahtumaa.
Mitä painotuotteita useimmat tapahtumat tarvitsevat?
Useimpiin tapahtumiin tarvitaan vähintään julisteet, ohjelmalehtinen tai käsiohjelma, opasteet sekä vähintään yksi suurformaattituote kuten roll-up tai banderolli. Nämä muodostavat perusvalikoiman, joka kattaa sekä ennakkomarkkinoinnin että paikan päällä tapahtuvan viestinnän.
Tässä tyypillinen tapahtumapainotuotteiden peruspaketti:
- Julisteet ennakkomarkkinointiin ja paikan päällä esille
- Roll-upit ja banderollit näyttävään brändinäkyvyyteen sisäänkäynneillä ja lavalla
- Ohjelmalehtinen tai käsiohjelma osallistujille jaettavaksi
- Opasteet ja kyltit alueella liikkumisen helpottamiseksi
- Flyerit ja käyntikortit jälkimarkkinointiin ja verkostoitumiseen
Festivaaleilla ja suuremmissa tapahtumissa listaan lisätään usein pääsyliput, akkreditointikortit ja messuosastojen materiaalit. Mitä laajempi tapahtuma, sitä tärkeämpää on suunnitella kaikki materiaalit yhtenäisestä pohjasta, jotta ilme pysyy siistinä alusta loppuun.
Miten painotuotteiden suunnittelussa säästää ilman laadun heikkenemistä?
Suurin säästö syntyy modulaarisesta suunnittelusta: luodaan yksi vahva pohjamalli, jota muokataan tapahtumasta toiseen vain tarpeellisilta osin. Näin suunnittelutyö ei ala alusta joka kerta, ja brändi-ilme pysyy yhtenäisenä ilman lisäkustannuksia.
Konkreettisia tapoja säästää suunnittelussa ilman laadun kärsimistä:
- Pohjamallit kaikille tuotteille heti ensimmäisestä tapahtumasta alkaen, niin päivitykset ovat nopeita.
- Väripaletti ja typografia lukittu etukäteen, jolloin jokainen suunnittelumuutos ei vaadi erillistä hyväksyntäkierrosta.
- Aineiston toimitus painovalmiina, mikä nopeuttaa tuotantoa ja vähentää korjauskierrosten tarvetta.
- Paperikoon standardointi, esimerkiksi A3-julisteet A2:n sijaan, voi laskea materiaali- ja painokustannuksia selvästi.
Ammattitaitoinen painotalo voi myös auttaa aineiston viimeistelyssä, jolloin pienistä teknisistä virheistä ei synny kallista uusintavedosta.
Mikä on sopiva tilausaikataulu tapahtumapainotuotteille?
Tapahtumapainotuotteet kannattaa tilata vähintään kolme viikkoa ennen tapahtumaa, mieluiten neljä tai viisi viikkoa, jos kyseessä on suuri erä tai monimutkainen tuote. Kiireellisiin tarpeisiin monet painotalot tarjoavat nopeutettua tuotantoa, mutta se nostaa hintaa ja lisää stressiä.
Aikataulua suunnitellessa kannattaa laskea ajat taaksepäin tapahtumapäivästä:
- Viikko ennen tapahtumaa: materiaalit vastaanotettu, tarkistettu ja pakattu
- 1-2 viikkoa ennen: painotuotteet toimitettu ja mahdolliset reklamaatiot hoidettu
- 2-3 viikkoa ennen: tilaus tuotannossa painotalolla
- 3-5 viikkoa ennen: aineisto toimitettu painotaloon ja vedos hyväksytty
Jos järjestät useita tapahtumia vuodessa, vuosikalenteri auttaa hahmottamaan tilausikkunat etukäteen ja välttämään päällekkäisyydet kiireisimmillä kausilla.
Miten jakaa painatusbudjetti järkevästi usean tapahtuman kesken?
Painatusbudjetti kannattaa jakaa tapahtumien koon, yleisön ja markkinointitarpeen mukaan, ei tasaisesti. Suurin panostus menee lippulaivatapahtumalle, pienempiin riittää kevyempi materiaalisetti. Yhteinen pohjasuunnittelu pitää kokonaiskustannukset kurissa myös pienemmissä tapahtumissa.
Käytännöllinen tapa lähestyä budjetointia on jakaa materiaalit kolmeen luokkaan:
- Kertatilaukset: roll-upit, banderollit ja muut pitkäikäiset suurformaattituotteet, joihin investoidaan kerran ja käytetään useissa tapahtumissa
- Tapahtumakohtaiset perusmateriaalit: julisteet ja flyerit, joiden budjetti skaalataan tapahtuman koon mukaan
- Lisämateriaalit: ohjelmalehtinen, käyntikortit ja erikoistuotteet, joita tilataan tarpeen mukaan
Kun kertatilaukset on hoidettu, yksittäisen tapahtuman marginaalikustannus painatuksessa laskee huomattavasti, koska kalliimmat tuotteet ovat jo valmiina.
Milloin kannattaa valita kotimainen painotalo tapahtumapainatukseen?
Kotimainen painotalo kannattaa valita aina, kun toimitusvarmuus, nopea reagointi ja laadukas lopputulos ovat kriittisiä. Tapahtumajärjestäjälle aikataulupaine on usein suurin riski, ja kotimainen kumppani pystyy reagoimaan muutoksiin, kiiretilauksiin ja viime hetken korjauksiin paljon joustavammin kuin ulkomainen toimittaja.
Kotimaisen painotalon konkreettiset edut tapahtumajärjestäjälle:
- Lyhyemmät toimitusajat ilman pitkiä kuljetusmatkoja tai tulliviivästyksiä
- Suomenkielinen asiakaspalvelu, joka ymmärtää tarpeet tarkasti ja nopeasti
- Helpompi reklamaatiokäsittely ongelmatilanteissa
- Ympäristöystävällisempi tuotanto lyhyemmän kuljetusketjun ansiosta
Me KsPainolla olemme toimineet tapahtumajärjestäjien luotettavana painokumppanina vuodesta 1981 alkaen. Tuotannossa on kattava valikoima suurformaattitulosteita messuihin ja tapahtumiin, kuten roll-upit, banderollit, opasteet ja kyltit, sekä kaikki perinteiset painotuotteet julisteista ohjelmalehtisiin. Toimintamme kantaa myös Avainlippu-merkin, joka kertoo sitoutumisestamme kotimaiseen, laadukkaaseen tuotantoon.
Suunnitteletko painotuotteita tuleviin tapahtumiisi? Ota meihin yhteyttä ja kerrotaan, miten voimme auttaa sinua rakentamaan toimivan ja kustannustehokkaan painatuskokonaisuuden koko tapahtumakalenterillesi.
